ビジネス文書は会社勤めをしている方なら一度は目にするものではないでしょうか。
挨拶文、招待状、メールのやりとり、などなどその用途はいろいろありますが、それぞれに決められたマナーがあるのをご存知ですか？
ビジネス文書の書き方を知らないと恥をかいてしまいます。
意外とビジネス文書の書き方のマナーを知らない方も多いのが現状です。
ビジネス文書は1から作るのは難しいかもしれませんが、決められた書式のテンプレートなどを利用しながら作成するのも良い方法かもしれません。
ビジネス文書の専門書も書店に行けば並んでいますし、ビジネス文書の資格もあります。ぜひ、そんなマナーを身につけて社会人として成長していきたいものです。
ビジネス文書も様々な種類に分けられます。
まず、社内文書と社外文書にわけられるかと思います。
また、そのビジネス文章はメールで送るのか、封書なのかFAXなのかによっても違いますね。
その文書がどういった内容でどうやって送るのかをよく考え作成していかなければいけません。
近年は、ビジネス文書に限らず、社会人としてのルールやマナーを知らない若い人が増えているように感じます。
送られてきたビジネス文書からもそう感じることがあります。
まず絶対に避けて欲しいのは誤字脱字です。
誤字脱字は確認をすれば正せます。
また、幼稚な言葉使いをしている文書を見かけることがありますが、社会人としての常識があるかないかで違ってくるでしょう。
ビジネス文書の書き方と同時にビジネスマナーも習得したいものですね。
あらゆるビジネスシーンで活用することがあるビジネス文書。
そのビジネス文書を書く時には注意することがあります。
注意することを熟知して、ビジネス文書を作成しましょう。
まず、最初にビジネス文書が「簡潔で正確な文章」を心がけましょう。
ビジネス文書を作成する際は正確に書くこと。
また、簡潔な表現をするようにしてください。
ビジネス文書に形容詞や修飾語が多い文章はＮＧです。
むしろ箇条書きで書くのも良いことです。
1番大切なのは用件を正確に伝えることです。
そのことを第一に考え、文章の上手い下手は、そこまで考えることはありません。
次に、「どちらとも取れる表現やあいまいな表現はしないこと」です。
例えば「3時頃」では、とてもあいまいです。
相手に正確に情報がいきません。
もし、時間がはっきり断言できない時は期限を切って、わかりやすくしましょう。
「3時前後1時間以内」のように書くと良いですね。
できる限り定量的表現にすることがビジネスにおいては重要になります。
時間だけでなく、「結構です」などの表現はどちらとも取れる意味合いがありますね。
そんな言葉は使わないで、明確に書きましょう。
受け取った人によって意味を取り違えることにならないか再確認するといいですね。
また誤字や脱字は当たり前ですがＮＧ。
社外に渡ってしまうと訂正ができませんので、もし自信がない場合は同僚や上司に一度確認してもらうのも良いかもしれません。
幼稚な言葉を使用していないかどうかも重要です。